Reformas de oficinas

Repartir la planta según cómo trabaja cada equipo

Antes de dibujar un solo tabique conviene observar cómo se trabaja de verdad en esa oficina: cuánto tiempo pasa cada persona en su mesa, cuántas llamadas hace, con qué frecuencia se reúne y qué conversaciones necesitan discreción. Un departamento comercial que pasa la mañana al teléfono y un equipo de contabilidad que necesita silencio difícilmente pueden compartir espacio sin que uno de los dos salga perdiendo.

La zona abierta facilita la comunicación y permite mover mesas sin obras, pero se vuelve incómoda cuando muchos puestos hablan a la vez. Los despachos aportan privacidad a cambio de metros y de luz natural, que se queda encerrada tras las paredes. Por eso muchas oficinas combinan un espacio diáfano con unas pocas salas cerradas de distintos tamaños y rincones donde atender una llamada o concentrarse un rato.

El teletrabajo parcial también cambia las cuentas. Si parte de la plantilla acude solo algunos días, quizá sobren puestos fijos y falten salas para las jornadas en que coincide todo el mundo. Y conviene alejar de las zonas de concentración lo que genera ruido y movimiento, como la recepción, el office o la fotocopiadora.

Que lo que se habla en un despacho no se oiga en el pasillo

Cuando un despacho no da la intimidad esperada, el tabique rara vez es el único culpable. El sonido salta por encima si la división se detiene en el falso techo, se cuela por la rendija inferior de la puerta y viaja por los conductos de climatización que conectan un recinto con otro. También se escapa por las cajas de enchufes colocadas espalda con espalda en las dos caras de un mismo tabique.

Los remedios son conocidos: llevar la división hasta el forjado o cerrar el hueco del techo con una barrera acústica, montar puertas macizas con juntas perimetrales y burlete automático, intercalar silenciadores en los conductos y separar las cajas eléctricas. Ninguno basta por sí solo, porque el sonido acaba escapando por el punto más débil.

El eco de las zonas diáfanas

En el espacio abierto, el problema suele ser la reverberación. Las superficies duras devuelven la voz, el ruido de fondo sube y cada persona habla un poco más alto para hacerse oír. Un techo fonoabsorbente, paneles en las paredes o un pavimento textil reducen mucho ese efecto, y las salas de videoconferencia lo agradecen especialmente: el micrófono no filtra el eco como el oído, y lo que en la sala apenas se nota llega muy molesto al otro lado.

Luz suficiente sobre la mesa y ningún reflejo en la pantalla

La norma UNE-EN 12464-1, referencia para iluminar lugares de trabajo en interior, pide unos 500 lux sobre el plano de trabajo en tareas de oficina como leer, escribir o usar el ordenador, y limita el deslumbramiento de las luminarias. En la práctica, las quejas más habituales no tienen que ver con la falta de luz, sino con los reflejos y los contrastes.

Una ventana detrás del monitor deslumbra y otra a espaldas de quien trabaja se refleja en la pantalla, de modo que lo recomendable es colocar las mesas en perpendicular a la fachada y controlar el sol con estores o lamas. Las luminarias con difusor u óptica microprismática reparten la luz sin puntos brillantes que se reflejen en la pantalla, y los acabados mates en mesas y paredes evitan destellos. Si la reforma cambia la posición de los puestos, hay que revisar también la de las luminarias, porque una retícula pensada para la distribución anterior puede dejar mesas en penumbra o con un foco justo encima del monitor.

Por dónde llegan la corriente y los datos a cada puesto

Cada mesa necesita enchufes y, casi siempre, una toma de red, y la manera de llevarlos hasta allí condiciona lo que podrá cambiarse más adelante. El suelo técnico registrable, formado por baldosas desmontables sobre pies regulables, deja pasar todo el cableado por debajo y permite abrir una caja de suelo donde haga falta. A cambio, levanta el nivel del pavimento, lo que afecta a puertas, escalones y accesos y obliga a resolver bien rampas y transiciones.

Donde no hay altura para ese suelo, las alternativas son las canaletas perimetrales, si los puestos van junto a las paredes, o las columnas de electrificación que bajan desde el falso techo hasta cada isla de mesas. En cualquier caso, conviene tender los cables de datos separados de los de fuerza, dar a los puestos circuitos propios, distintos de los del alumbrado, y dejar espacio libre en bandejas y tubos para ampliaciones futuras.

Aire y temperatura después de mover los tabiques

La climatización se diseñó para una distribución concreta, y cuando esta cambia aparecen los desajustes: despachos nuevos sin rejilla de impulsión o sin retorno, termostatos que acaban en una sala distinta de la que regulan o puestos situados justo bajo una salida de aire frío. Una sala junto a una fachada acristalada y soleada tampoco se comporta como un recinto interior, y cada zona necesita su propia regulación.

Las salas de reuniones se llenan de gente en pocos minutos, la temperatura sube y el aire se carga, así que necesitan más aire exterior que un despacho del mismo tamaño. El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) fija la ventilación mínima según el uso, y en muchas oficinas antiguas esa renovación depende de abrir ventanas, algo poco práctico en invierno o junto a una calle ruidosa. Una ventilación mecánica con recuperador de calor lo resuelve aprovechando buena parte de la energía del aire que expulsa. Para saber si una sala se ventila lo suficiente basta un medidor de CO2: si la concentración se dispara durante las reuniones, falta renovación.

Una obra por fases con la oficina funcionando

Cerrar una oficina durante semanas rara vez es viable, así que lo habitual es dividir la planta en zonas y trasladar temporalmente a cada equipo mientras se trabaja en la suya, o bien concentrar lo más pesado en un periodo de vacaciones y dejar los remates para después. En ambos casos, el calendario se cierra antes de empezar y se comunica a toda la plantilla. Durante la obra hay, además, varios frentes que cuidar:

• Los trabajos más ruidosos, como demoler o perforar hormigón, se llevan fuera del horario de oficina, dentro de lo que permitan la ordenanza de ruido y las normas del edificio.
• La zona en obra se aísla con plásticos y puertas provisionales y se limpia cada día, para que el polvo no llegue a los equipos informáticos.
• Los cortes de luz y de red se acuerdan de antemano con el responsable de informática, para que servidores y conexión no se interrumpan en horas de trabajo.
• Materiales y escombros siguen un recorrido distinto del que usan el personal y las visitas, y en los edificios de oficinas el montacargas se reserva con antelación.